供應(yīng)商現(xiàn)場評審工作，因評審員來自公司十幾個部門，且評審對象的企業(yè)性質(zhì)和地理分布各異，所以提升評審籌備的效率顯得十分重要。

在對每家供應(yīng)商進行現(xiàn)場評審前，風險管理部會提前準備《現(xiàn)場評審知會函》、《內(nèi)部聯(lián)系函》、《現(xiàn)場評審表》、《供應(yīng)商準備資料清單》和供應(yīng)商的《企業(yè)信用報告》五張表單。除了原有《現(xiàn)場評審表》外，其他表單都是近幾年在供應(yīng)商評審實踐中不斷摸索、總結(jié)而形成和豐富起來的。

供應(yīng)商現(xiàn)場評審看似簡單，但實際操作過程往往涉及被審供應(yīng)商的諸多經(jīng)營活動，如包括技術(shù)研發(fā)、采購、生產(chǎn)、品質(zhì)管理、環(huán)境管理、安全生產(chǎn)及財務(wù)管理等方面。供應(yīng)商為了接受現(xiàn)場評審，需要做好大量內(nèi)部協(xié)調(diào)工作。因此，一旦初步確定評審日程后，風險管理部會第一時間將《現(xiàn)場評審知會函》、《現(xiàn)場評審表》及《供應(yīng)商準備資料清單》發(fā)送給供應(yīng)商，以便其有比較充分的時間進行應(yīng)審準備。記得剛開始評審時，由于缺乏《現(xiàn)場評審知會函》和《供應(yīng)商準備資料清單》，有些供應(yīng)商對評審程序不熟悉，有的根本不知道需要準備哪些材料，導致現(xiàn)場評審時間緊張，事后補充資料也極為不便。通過事先提供清單后，供應(yīng)商的應(yīng)審準備工作得以有條不紊地開展，評審效率也因此得到顯著提升。

公司內(nèi)部的評審籌備工作也是如此。評審員大多來自生產(chǎn)一線，需要在安排好本職工作的前提下抽出時間參加評審，所以風險管理部在與各位評審員初步確定評審日期后，迅速組建現(xiàn)場評審組微信群，同步發(fā)送《內(nèi)部聯(lián)系函》（涵蓋評審時間、行程安排、評審對象及性質(zhì)、評審分工和紀律等）及供應(yīng)商的《企業(yè)信用報告》，以便評審員對該供應(yīng)商情況形成初步判斷，并提前安排好當前工作，確保按計劃參加評審。若被審供應(yīng)商為復審對象，還需將上次評審報告一并附上作為參考，從而使評審員對需要重點關(guān)注的審核要點心中有數(shù)。

通過“二函一表一清單一報告”的評審籌備工作，相關(guān)信息事先得到充分溝通，各方準備工作能夠有序展開，雖然看似繁瑣，實則有效提高供應(yīng)商現(xiàn)場評審的總體效率。正所謂“磨刀不誤砍柴工”，這既是對供應(yīng)商的尊重，也是對評審專業(yè)性的有力保障。