景興紙業(yè)數(shù)字化檔案系統(tǒng)于5 月初順利通過驗(yàn)收。自項(xiàng)目啟動(dòng)以來(lái)，期間歷時(shí)5 個(gè)多月，經(jīng)歷需求分析調(diào)研階段、設(shè)計(jì)階段、開發(fā)階段、測(cè)試階段、系統(tǒng)上線階段。數(shù)字化檔案系統(tǒng)除成功取代老檔案系統(tǒng)外，增加檔案線上借閱和審批、檔案系統(tǒng)對(duì)接OA 移動(dòng)審批等新功能。

由于老檔案系統(tǒng)為單機(jī)版，系統(tǒng)使用時(shí)間較長(zhǎng)，Win10 以上操作系統(tǒng)無(wú)法正常打開，加上接收的檔案既有電子文檔又有實(shí)物，保存資料較雜，放置較亂，檔案室尋找實(shí)物時(shí)間長(zhǎng)，借閱和歸還時(shí)間存在滯后，容易造成檔案文件遺失的風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)字化檔案系統(tǒng)實(shí)施后，檔案的全宗、門類、分類搭建，檔案分類字段著錄項(xiàng)、頁(yè)面布局、查詢頁(yè)面搭建，收集庫(kù)支持?jǐn)?shù)據(jù)錄入、批量導(dǎo)入、批量掛接、檔號(hào)更新等功能，管理庫(kù)支持裝盒、銷毀鑒定等操作，借閱支持線上全文檢索、條件檢索，支持借閱電子檔案和實(shí)體檔案，與OA 系統(tǒng)進(jìn)行登錄集成、組織架構(gòu)同步、統(tǒng)一待辦集成，做到每個(gè)檔案文件都能全程管控，也為后續(xù)合同管理項(xiàng)目的開展奠定基礎(chǔ)。

通過數(shù)字化檔案系統(tǒng)的應(yīng)用，公司可減少紙質(zhì)文件的數(shù)量，節(jié)省存儲(chǔ)空間和查找文件的時(shí)間，提高文件的易訪問性和共享性，最重要的是對(duì)于公司機(jī)密文件的安全性保護(hù)提供強(qiáng)有力的支撐。